Kaip tinkamai pasiruošti metiniam auditui?

Metinis auditas yra nepriklausomo auditoriaus atliktas įmonės finansinių ataskaitų patikrinimas. Auditorius tikrina, ar įmonės finansinės ataskaitos atspindi tikrą ir teisingą įmonės finansinę būklę. Tinkamai pasiruošusi įmonė audito procesą užbaigia greičiau ir be papildomų pastabų.

Įmonėje metiniam auditui reikalingus dokumentus ir finansines ataskaitas rengia buhalteris. Efektyvesniam dokumentų valdymui ir pasiruošimui auditui rekomenduojame išbandyti „Contour Enterprise” verslo valdymo sistemą.

Kada pradėti ruoštis metiniam auditui?

Įmonė metiniam auditui pradeda ruoštis likus 3 mėnesiams iki finansinių metų pabaigos. Įmonės, kurių finansiniai metai baigiasi gruodžio 31 dieną, pasiruošimą pradeda spalio mėnesį. Ankstyvas pasiruošimas leidžia buhalteriui laiku aptikti ir ištaisyti apskaitos klaidas prieš auditoriui pradedant patikrinimą.

Žemiau pateikiamas rekomenduojamas terminų planas įmonėms, kurių finansiniai metai baigiasi gruodžio 31 dieną:

• Spalio 1 d. — buhalteris pradeda sąskaitų likučių sutikrinimą.
• Spalio 31 d. — išsiunčiami likučių patvirtinimo raštai debitoriams ir kreditoriams.
• Lapkričio 15 d. — surinkti ir suarchyvuoti visi pirminiai dokumentai.
• Lapkričio 30 d. — užbaigta inventorizacija ir parengtos finansinės ataskaitos.
• Gruodžio 1 d. — dokumentai pateikiami auditoriui.

Auditorius pateikia reikalingų dokumentų sąrašą prieš 4–6 savaites iki audito pradžios. Gavusi šį sarąšą, įmonė pradeda dokumentų rinkimą nedelsiant.

Kokius dokumentus reikia paruošti auditui?

Finansinės ataskaitos:

• Balansas;
• Pelno ir nuostolių ataskaita;
• Pinigų srautų ataskaita;
• Nuosavo kapitalo pokyčių ataskaita.

Apskaitos dokumentai:

• Didžioji knyga su visų sąskaitų likučiais;
• Banko išrašai už visus finansinius metus;
• Kasos operacijų žurnalas;
• Pirkimo ir pardavimo sąskaitų faktūrų registrai.

Sutartys ir teisiniai dokumentai:

• Paskolų ir lizingo sutartys;
• Nuomos sutartys;
• Darbo sutartys ir darbo užmokesčio žiniaraščiai.

Mokesčių dokumentai:

• VMI pateiktos deklaracijos;
• „Sodros” ataskaitos;
• PVM apyskaitos.

Inventorizacijos dokumentai:

• Turto inventorizacijos aktai;
• Atsargų inventorizacijos dokumentai.

Kaip paruošti finansines ataskaitas auditui?

Balansas

Buhalteris patikrina visų turto, įsipareigojimų ir nuosavo kapitalo sąskaitų likučius prieš sudarant balansą.

Kiekvienas balanso straipsnis turi būti pagrįstas pirminiais dokumentais. Buhalteris sutikrina debitorių skolas su klientų patvirtinimais ir kreditorių skolas su tiekėjų sąskaitomis.

Ilgalaikio turto vertė balanse turi atitikti turto inventorizacijos aktus ir nusidėvėjimo skaičiavimus. Jei balanso straipsniai neatitinka dokumentų, buhalteris klaidas ištaiso prieš pateikiant ataskaitą auditoriui.

Pelno ir nuostolių ataskaita

Buhalteris patikrina, ar visos pajamos ir sąnaudos užregistruotos teisingame ataskaitiniame laikotarpyje.

Pajamos turi atitikti pasirašytas sutartis ir išrašytas sąskaitas faktūras. Sąnaudos turi būti pagrįstos pirminiais dokumentais – sąskaitomis faktūromis, kasos čekiais arba banko išrašais.

Buhalteris patikrina, ar visos sąnaudos priskirtos teisingoms sąskaitoms ir ar nėra neužregistruotų įsipareigojimų laikotarpio pabaigoje.

Pinigų srautų ataskaita

Pinigų srautų ataskaita sudaroma remiantis balanso ir pelno bei nuostolių ataskaitos duomenimis.

Buhalteris sutikrina pinigų srautų ataskaitoje nurodytus likučius su banko išrašais.

Ataskaita skirstoma į tris dalis – veiklos, investicinę ir finansinę. Kiekvienos dalies galutinis likutis turi atitikti banko sąskaitų likučius finansinių metų pabaigoje.

Nuosavo kapitalo pokyčių ataskaita

Nuosavo kapitalo pokyčių ataskaita fiksuoja visus nuosavo kapitalo pasikeitimus per ataskaitinį laikotarpį.

Buhalteris patikrina, ar ataskaita apima dividendų išmokėjimą, papildomo kapitalo įnašus ir nepaskirstytojo pelno pokyčius.

Ataskaitos pradinis likutis turi atitikti praėjusių metų balanso nuosavo kapitalo sumą. Galutinis likutis turi atitikti einamųjų metų balanso nuosavo kapitalo sumą.

Visi nuosavo kapitalo pokyčiai turi būti pagrįsti visuotinio akcininkų susirinkimo protokolais ir kitais teisiniais dokumentais.

Dažniausios audito metu aptinkamos klaidos

Apskaitos klaidos:

• Pajamos arba sąnaudos užregistruotos neteisingame ataskaitiniame laikotarpyje;
• Sąnaudos priskirtos neteisingoms buhalterinėms sąskaitoms;
• Neužregistruoti įsipareigojimai laikotarpio pabaigoje;
• Dvigubai užregistruotos sąskaitos faktūros.

Dokumentų klaidos:

• Trūksta pirminių dokumentų, pagrindžiančių apskaitos įrašus;
• Sutartys neatitinka užregistruotų sumų apskaitoje;
• Darbo užmokesčio žiniaraščiai neatitinka banko mokėjimo pavedimų.

Inventorizacijos klaidos:

• Atsargų likučiai apskaitoje neatitinka faktinio sandėlio likučio;
• Ilgalaikio turto vertė apskaitoje neatitinka inventorizacijos aktų;
• Nusidėvėjimas apskaičiuotas neteisingai arba netaikytas.

Mokesčių klaidos:

• PVM deklaracijose nurodytos sumos neatitinka apskaitos duomenų.
• Darbo užmokesčio mokesčiai apskaičiuoti neteisingai.

Kaip vyksta audito procesas?

Audito trukmė priklauso nuo įmonės dydžio ir dokumentų parengimo kokybės. Tinkamai pasiruošusi įmonė audito procesą užbaigia per 4–6 savaites.

Kaip auditorius bendrauja su įmone audito metu?

Auditorius bendrauja su įmone per paskirtą kontaktinį asmenį – paprastai vyriausiąjį buhalterį arba finansų direktorių.

Visi dokumentų prašymai ir užklausos pateikiami raštu – el. paštu arba per audito valdymo sistemą. Žodiniai susitarimai audito metu neturi teisinės galios ir neįskaitomi į audito įrodymus.

Audito metu auditorius pateikia užklausas trimis būdais:

• Dokumentų užklausos — auditorius prašo pateikti konkrečius pirminius dokumentus, sutartis arba apskaitos įrašus.
• Patvirtinimo raštai — auditorius tiesiogiai kreipiasi į įmonės bankus, debitorius ir kreditorius, prašydamas patvirtinti likučius.
• Vadovybės patvirtinimo raštas — audito pabaigoje įmonės vadovas pasirašo dokumentą, patvirtinantį finansinių ataskaitų teisingumą ir išsamumą.

Įmonė į auditoriaus užklausas atsako per sutartą terminą – paprastai per 2–3 darbo dienas. Pavėluoti atsakymai ilgina audito trukmę ir gali kelti papildomų klausimų dėl duomenų patikimumo.

Audito pabaigoje auditorius surengia baigiamąjį susitikimą su įmonės vadovybe, kuriame pristato audito išvadas ir aptaria pastebėtas klaidas prieš pateikiant galutinę ataskaitą.