Laiko planavimas – vienas iš svarbiausių dalykų norint užtikrinti kaip įmanoma produktyvesnį darbą.

Įmonei sparčiai augant, didėja ir jos darbuotojų bei vadovybės užimtumas, visiems atsiranda daugiau atsakomybių kurios reikalauja laiko ir dėmesio. Dėl šios priežasties, daug kam tampa sunkiau tinkamai planuoti savo darbo laiką.

Šiame straipsnyje – keletas patarimų apie tai kaip jį valdyti efektyviau patiems ar užtikrinti geresnius rezultatus iš savo vadovaujamos komandos.

Padėti planuoti darbus įmonės viduje gali ir mūsų ERP sistema.

Visuomet pradėkite nuo sunkiausių darbų

Daugiausiai laiko ir dėmesio reikalaujančius darbus verta atlikti kaip įmanoma anksčiau, dienos pradžioje. Kuo greičiau su jais susitvarkysite, tuo paprasčiau bus įveikti likusias dienos užduotis.

Mūsų energijos ir susikaupimo lygis ryte būna pats didžiausias, todėl šį laiką vertėtų paskirti tiems darbams kurie reikalauja iš mūsų daugiausiai. Kuo toliau į dienos pabaigą delsime, tuo sunkiau bus viską pabaigti.

Darykite koncentracijos pertraukas

Natūralu, jog išsedėti savo darbo kėdėje visas 8 valandas yra praktiškai neįmanoma. Norint išvengti nuovargio ir išlaikyti tinkamą koncentraciją, svarbu darbo metu numatyti periodines pertraukas. Pabandykite visą savo darbo dieną išskirstyti etapais.

Užstatykite žadintuvą ant savo kompiuterio ar mobilaus telefono valandai ir dirbkite prie savo užduočių iki tol kol jis suskambės. Patys pamatysite kaip kur kas daugiau pavyksta nuveikti kai koncentruojatės ties savo darbu be jokių blaškymųsi.

Jūsų darbai – visuomet pagrindinis prioritetas

Jūsų pačių atsakomybės ir užduotys darbe visuomet turi būti aukščiausiu prioritetu. Nors padėti kolegoms – taip pat svarbu, papildomų užduočių vertėtų imtis tik tuomet, kada susitvarkysite su savo pačio dienos užduotimis.

Kitu atveju gali gautis taip, jog nei jūs, nei jūsų kolega per darbo dieną nieko naudingo nenuveiksite.

Nusistatykite terminus sau ir kitiems

Nesvarbu ar kartu su kolega skirstotės darbus tarpusavyje ar kaip komandos vadovas vystote projektą, aiškios datos iki kada užduotis privalu atlikti leis darbą paversti kur kas našesniu visoms pusėms.

Svarbiausias datas susižymėkite kalendoriuje, tam, kad darbo laiką būtų kuo paprasčiau skirstyti.

Į laiškus atsakykite tik nustatytu laiku

Visus laiškus klientams ar kolegoms siųskite vienu metu. Nesvarbu ar tai būtų vos pradėjus darbo dieną, prieš pat pietų petrauką ar darbo pabaigoje, paskirkite tam tikrą laiką darbe laiškų atrašymui ir negalvokite apie juos daugiau.

Mesti visas užduotis ir pulti atrašinėti kiekvieną kart kažkam parašius – bereikalingas blaškymąsis kuris trukdys koncentracijai atliekant svarbesnius darbus.

Suskirstykite darbus pagal savaitės dieną

Kaip pavyzdys, pirmadienius ir antradienius galite paskirti susitikimams ir pokalbiams su klientais, vaizdo konferencijoms su kolegomis ir kitiems panašiems darbams. Trečiadienis ir ketvirtadienis galėtų būti dokumentų pildymo, sąskaitų išrašymo, laiškų rašymo diena ir t.t. Penktadienis – kiek lengvesnė, likusių darbų užbaigimo diena.

Nustačius aiškias užduotis kiekvienai savaitės dienai, planavimas taps žymiai paprastesnis.

Tiesioginis bendravimas – dažnai greičiau ir efektyviau

Parašyti laišką ar susiskambinti – patogu, tačiau neretai tiesioginis bendravimas darbo aplinkoje pasitarnauja kur kas labiau siekiant aiškumo ir taupant laiką.

Jei yra galimybė, visuomet pasinaudokite ja aptarti pagrindinius reikalus su savo kolegomis ar vadovais. Tokiu būdu viską atlikti bus kur kas paprasčiau.

Pabaigai

Straipsnyje pateikėme 7 patarimus kaip efektyviau planuoti laiką darbo aplinkoje.

Svarbiausi dalykai – aiškus savo darbo dienos ir savaitės planavimas, tinkama koncentracija ir efektyvi komunikacija. Visi šie dalykai padės užtikrinti geresnius darbo rezultatus.