Verslo procesų auditai – kodėl jie būtini?
Verslo procesų auditas – tai sistemingas įmonės veiklos tyrimas, kurio metu vertinama realiai atliekamų darbų seka ir padalinio vidinės darbo taisyklės.
Jo tikslas – išsiaiškinti, ar darbuotojai laikosi numatytos tvarkos ir ar pati vidinė sistema yra efektyvi, logiška bei atitinka verslo tikslus.
Auditas gali apimti tiek visą organizaciją, tiek atskirus jos padalinius – nuo aukščiausio lygio vadovybės sprendimų iki kasdieninių sandėlio ar klientų aptarnavimo operacijų.
Toks patikrinimas – būtinas, nes be jo vadovai mato tik galutinius finansinius rodiklius, bet ne pačias priežastis bei kliūtis, lėmusias vienokius ar kitokius įmonės rezultatus per tam tikrą laiko tarpą.
Išsamios audito išvados tampa ypač vertingos, kai įmonė ruošiasi procesų skaitmenizavimui ar jų sujungimui į vieningą sistemą.
Pavyzdžiui, Contour Enterprise ERP verslo valdymo sistema leidžia patikrintus bei optimizuotus procesus perkelti į vieną platformą, kurioje galima matyti visą įmonės vaizdą.
Kodėl įmonės procesai be audito praranda efektyvumą?
Įmonei augant, kasdienis darbas keičiasi greičiau nei įmonės rašytinės taisyklės ir instrukcijos.
Darbuotojai greitai prisitaiko prie naujų situacijų, todėl pradeda ieškoti savų, neformalių būdų, kaip atlikti užduotis.
Kai oficiali tvarka nebeatitinka realaus darbo, atsiranda chaosas: skirtingi skyriai tą pačią užduotį atlieka nevienodai, nauji darbuotojai mokomi pagal pasenusias instrukcijas, o vadovai priima sprendimus remdamiesi popieriais, kurie nebeatspindi realybės.
Net jei iš pirmo žvilgsnio klientai nesiskundžia, vidinės klaidos ir vėlavimai kaupiasi nepastebimai.
Procesų auditas leidžia pamatyti atotrūkį tarp instrukcijų ir realaus darbo bei ištaisyti klaidas dar iki tol, kol jos tapo finansiniais nuostoliais įmonei.
Ką atskleidžia verslo procesų auditas?
Detali analizė parodo, kuriose veiklos grandyse prarandamas darbuotojų laikas ir įmonės ištekliai.
Audito metu nustatomi šie esminiai trūkumai:
- Laukimo taškai: užduotys nejudėdamos stovi tarpiniuose etapuose, kol laukia kito darbuotojo ar skyriaus patvirtinimo.
- Darbų dubliavimasis: tie patys veiksmai ar duomenų suvedimai atliekami kelis kartus skirtingose proceso vietose.
- Neoptimali veiksmų seka: užduotys vykdomos griežtai viena po kitos, nors daugelį jų būtų galima atlikti paraleliai.
- Realus etapo vykdymo laikas: faktinė konkretaus žingsnio trukmė gerokai viršija numatytus normatyvus.
Kiekvienas iš šių sutrikimų tiesiogiai ilgina bendrą paslaugos ar produkto pateikimo į rinką laiką ir didina veiklos sąnaudas.
Kaip atliekamas verslo procesų auditas?
- Tikslų ir kriterijų apibrėžimas: nustatoma, ko siekiama analize (sumažinti sąnaudas, pagreitinti aptarnavimą ar padidinti našumą), pasirenkami vertinimo rodikliai bei suformuojama komanda.
- Probleminių procesų atranka: išskiriamos daugiausia trikdžių keliančios sritys ir apibrėžiamos aiškios analizės ribos, kad tyrimas netaptų pernelyg išskaidytas.
- Faktinės būklės tyrimas: išsamiai analizuojama dabartinė eiga – kas, kokia seka ir kokiais įrankiais atliekos užduotys.
- Patobulinimų plano parengimas: remiantis nustatyta rizikų analize, suformuojami konkretūs korekciniai veiksmai ir įvertinamas jų poveikis susijusiems skyriams.
- Pokyčių įgyvendinimas: atnaujinti procesai praktiškai diegiami įmonėje, skiriant reikiamus išteklius bei apmokant darbuotojus.
- Rezultatų stebėsena: po įdiegimo tikrinama, ar pasiekti išsikelti rodikliai ir ar nekilo nenumatytų šalutinių problemų.
Kokios metodikos taikomos procesų analizei?
Metodų pasirinkimas priklauso nuo keliamo tikslo, nes kiekvienas įrankis atskleidžia skirtingas veiklos detales:
| Metodas | Atskleidžiama nauda |
|---|---|
| Procesų žemėlapiai | Vizualiai pavaizduoja operacijas bei jų sąveiką, padeda lengvai pastebėti silpnąsias grandis ir automatizavimo galimybes. |
| Spragų analizė (Gap Analysis) | Atskleidžia atotrūkį tarp esamos situacijos ir siekiamų veiklos rezultatų. |
| Šakninių priežasčių analizė (RCA) | Padeda rasti tikrąją problemos kilmę, kurią pašalinus klaidos nebesikartoja. |
| „As-Is“ ir „To-Be“ modeliavimas | Sulygina dabartinį proceso modelį su būsimu, optimizuotu jo variantu. |
| SWOT analizė | Įvertina tiriamo proceso stiprybes, silpnybes, kylančias galimybes ir rizikas. |
| Darbuotojų apklausos ir dirbtuvės | Surinktas tiesioginis specialistų grįžtamasis ryšys bei praktiniai pasiūlymai. |
Kadangi interviu metu darbuotojai dažnai aprašo teorinę, o ne faktinę darbų eigą, apklausų duomenys visada papildomi verslo sistemų žurnalų bei sandorių įrašų analize.
Kaip dažnai reikia atlikti procesų auditą?
Veiklos auditą rekomenduojama atlikti bent kartą per metus – tai leidžia pastebėti nukrypimus, kol jie netapo įsišaknijusiomis sisteminėmis problemomis.
Be to, papildomas patikrinimas būtinas po kiekvieno plėtros etapo (steigiant naujus padalinius ar diegiant naujas technologijas).
ISO sertifikatą turinčioms įmonėms vidaus auditas yra privalomas – be jo neįmanoma išlaikyti turimo sertifikato.
Kasmetinio patikrinimo metu išoriniai auditoriai pirmiausia vertina, ar įmonė pati atlieka vidinius patikrinimus ir laiku taiso savo veiklos trūkumus
Kodėl verta pasitelkti išorinį auditorių?
Vidinis įmonės personalas kasdienius procesus mato iš vidaus, todėl prie esamų trūkumų pripranta ir dažnai laiko juos neatsiejama darbo dalimi.
Išorinis ekspertas vertina veiklą nešališkai ir objektyviai, remdamasis griežtais kriterijais, o ne susiklosčiusiais įpročiais.
Patyręs konsultantas, dirbęs su įvairių sektorių įmonėmis, greitai atpažįsta tipines klaidas ir žino, kurie optimizavimo sprendimai veikia praktikoje.
