Gerai organizuotas darbas – pagrindinis dalykas nuo kurio priklauso įmonės sėkmė. Deja, tačiau dėl vienų ar kitų priežasčių darbai joje vyksta ne tokiu efektyvumu kokiu galėtų.

Nauja vadovybė ir jos įvesti darbo principai, neseniai prisijungę komandos nariai kurie dar nespėjo atrasti savo rolės – tik keletas esminių priežasčių dėl kurių gali sumažėti bendrovės našumas.

Jei su tokia situacija susiduria ir jūsų vadovaujama įmonė, jums gali būti naudingi patarimai padėsiantys užtikrinti geresnį darbų organizavimą.

Sekančioje sekcijoje dalinamės keletu iš jų.

Vienas iš svarbiausių dalykų padėsiančių galinčių užtikrinti geresnį darbų organizavimą įmonės viduje yra tinkamos darbų planavimo priemonės. Būtent tokia yra mūsų ERP verslo valdymo sistema galinti užtikrinti efektyvesnį įvairių kasdienių užduočių vykdymą.

Tinkamo darbo organizavimo įmonėje patarimai

Manome, jog siekiant geresnio darbo organizavimo, svarbiausi principai yra šie:

Aiškiai numatyti tikslai

Žinant aiškų darbo tikslą – kur kas paprasčiau siekti geresnių rezultatų.

Nesvarbu ar kalba eina apie visos įmonės, vieno iš jos padalinių ar individualaus darbuotojo lygmeniu išgrynintus tikslus, atliekamų užduočių svarbos žinojimas leis kur kas efektyviau dirbti visoms įmonės dalims.

Kartu, siekiant aiškaus rezultato bus paprasčiau darbo aplinkoje adaptuoti reikalingas priemones ir paskirstyti laiką kas užtikrins maksimalų efektyvumą.

Efektyvesnis laiko planavimas

Nusibrėžus tikslą, svarbu nustatyti ir laikotarpį per kurį norėtumėte jį pasiekti. Tai turėtų būti konkreti data laike iki kurios visi svarbiausi darbai privalo būti užbaigti.

Žinant ką nuveikti per dieną, savaitę ar mėnesį, leis kiekvienam darbuotojui lengviau prioritetizuoti darbus, tinkamiau paskirstyti darbo laiką. Kartu atsiras ir nusiteikimas, mažiau rizikos nenumatytoms kliūtims.

Pati geriausia priemonė laiko planavimui darbe paprastai būna kalendorius, leidžiantis patogiai viską matyti. Žinoma, skirstant laiką visuomet reikėtų pasilikti kažkiek jo rezerve, jei dėl vienų ar kitų priežasčių darbų vykdymas užstrigs.

Matomos darbuotojų atsakomybės

Kitas labai svarbus dalykas – užtikrinti, jog visi įmonės darbuotojai ne tik aiškiai žino savo įsipareigojimus, tačiau kartu mato kokiais ryšiais jų atliekamas darbas yra susijęs su kitų narių atliekamu darbu.

Vystant daugumą projektų įmonėje, jie paprastai susideda iš nemažai etapų – vieni jį turės paruošti, kiti atlikti techninius ar kūrybinius darbus, treti – atliktas užduotis patikrinti ir pristatyti galutinę jo versiją.

Čia itin pasitarnautų tam tikras darbų planavimo įrankis įmonėje. Jei kiekvienas su projektu dirbantis komandos narys aiškiai mato kuriame etape yra užduočių vykdymas, žino terminus ir žmones į kuriuos gali kreiptis kilus klausimams – darbų organizavimas tampa žymiai paprastesnis.

Prasmingesni susirinkimai

Didelės reikšmės darbų organizavime turės ir įmonės susirinkimai.

Neretai komandos susitikimai vyksta pakankamai chaotiškai – šnekama vienas per kitą, pateikta informacija nebūna pakankamai susisteminta, o pats susirinkimas užtrunka kur kas ilgiau nei planuota.

Siekiant to išvengti, į susirinkimų planavimą reikėtų žiūrėti kur kas rimčiau. Visų pirma reikėtų tinkamai suplanuoti jo eigą, sudaryti pagrindinių aptariamų klausimų planą ir užtikrinti, jog susirinkimas trunka tik tiek laiko kiek jam yra numatyta.

Čia geriausias sprendimas būtų paskirtyti tam tikrą už susirinkimą atsakingą asmenį, kuris galėtų užtikrinti sklandžią jo eigą, perteikti visą reikalingą informaciją darbuotojams ir atsakyti į jų turimus klausimus.

Tinkamas informacijos ir funkcijų išgryninimas darbuotojams

Dar vienas svarbus faktorius užtikrinti geresnį darbų organizavimą yra tinkamas svarbiausios informacijos pateikimas darbuotojams ir jų funkcijų išgryninimas. Kiekvienas komandos narys yra skirtingas, pasižymintis unikaliais asmenybės bruožais.

Vieni bus stipresni kūrybiniuose darbuose, kiti – analitikoje, treti – vadovaujant komandai ir pan. Norint užtikrinti maksimalų visos įmonės efektyvumą, būtina užtikrinti, jog kiekvienas narys komandoje atlieka tokias funkcijas kuriose jis jaučiasi geriausiai.

Dar vienas dalykas – tinkamas informacijos pateikimas.

Tam, kad kiltų kuo mažiau nesklandumų – būtina atrasti optimalią sistemą informacijos perteikimui darbuotojams. Vieniems paprasčiau įsisavinti žodinę, kitiems – vizualinę informaciją ir pan.

Atradus tinkamą balansą tarp efektyvios komunikacijos ir išgryninant kiekvieno darbuotojo rolę pavyks užtikrinti efektyviau vykdomus darbus.

Pabaigai

Straipsnyje pateikėme keletą esminių faktorių kaip užtikrinti geresnį darbo organizavimą ir efektyvumą įmonėje.

Tinkamas planavimas, tikslų ir darbuotojų atliekamų funkcijų išgryninimas leis siekti optimalių rezultatų bet kokio dydžio ar nišos įmonei.