Dokumentų valdymas įmonėje. Kaip padės jų valdymo sistema?

VERSLO VALDYMO SISTEMA


STAMBIOMS IR VIDUTINĖMS ĮMONĖMS


Pagrindinis /

Dokumentų valdymas įmonėje. Kaip čia gali padėti jų valdymo sistema?

Įmonei augant, vienas iš svarbiausių jos vadovų užduočių yra užtikrinti, jog visas jos personalas dirbtų maksimaliu efektyvumu.

Nors darbo našumą nulemia nemažai faktorių, vienas iš jų tikrai bus darbo priemonės kurias jūsų kolektyvas naudoja atliekant įvairias užduotis.

Vienas iš tokių tikrai bus ERP verslo valdymo sistema kuri gali pasiūlyti įmonėms dokumentų valdymo funkcionalumą. Tokia priemonė padėtų supaprastinti tokius dalykus kaip sąskaitų ar sutarčių administravimas, klientų aptarnavimas ir nemažai kitų aspektų.

Vis dėl to, tikrai ne visi verslai lyg šiol naudoja šias sistemas, o juolab ir naudoja sprendimus skirtus dokumentų valdymui.

Šiame straipsnyje plačiau pakalbėsime apie tai kas yra dokumentų valdymo sistema, kodėl ją verta integruoti į įmonės kasdienę veiklą ir pateiksime keletą patarimų kaip rasti geriausią jos sprendimą sau.

Visų pirma, ką laikome dokumentų valdymo sistema (DVS)?

Dokumentų valdymo sistema – tai tam tikra programinė įranga kurios tikslas padėti automatizuoti daugumą įmonėje su dokumentais susijusių procesų, supaprastinti jų tvarkymą.

Dažniausiai šis modulis į įmonės veiklą yra diegiamas kartu su kitais sprendimais, taip pritaikant įmonėje bendrą verslo valdymo sistemą.

Pagrindiniai dokumentų valdymo sistemos pliusai yra:

  • Galimybė visiškai atsisakyti popierinių dokumentų
  • Paprasčiau ir greičiau galima tvarkyti prašymus, sąskaitas, įsakymus ir t.t.
  • Taupomas ir atlaisvinamas personalo laikas kitoms užduotims

Ir t.t.

Kodėl verta integruoti šią bei kitas verslo valdymo sistemos dalis įmonės kasdienėje veikloje?

Kaip užsiminėme prieš tai, dokumentų valdymo sistema gali pasiūlyti išties nemažai privalumų kuomet kalba eina apie įvairių kasdienių ar periodinių dokumentų tvarkymą, sąskaitų išrašymą, prašymų pateikimą ir t.t. dalykus.

Dokumentų tvarkymo ir kiti verslo valdymo sistemos moduliai puikiai tinka automatizuoti ir suefektyvinti porcesus skirtingų verslo sričių įmonėms, nesvarbu ar kalba eitų apie viešąjį, statybos, gamybos ar bet kokį kitą sektorių.

Kaip pavyzdys, contourenterprise.lt verslo valdymo sistema gali būti pritaikyta:

  1. Gamybos valdyme – planavimas, procesų optimizavimas, projektavimas ir t.t.
  2. Sandėlio valdyme – Sandėlio apskaita, prekių likučių valdymas, logistika ir t.t.
  3. Pardavimų valdyme – užsakymų valdymas, sutarčių sudarymas ir t.t.

Ir dar daugelyje kitų sričių.

Jei ieškote įrankio kuris galėtų padėti optimizuoti įmonės kasdienybėje vykstančius procesus, kreipkitės į mūsų komandą ir mes padėsime rasti geriausią sprendimą.

4 Patarimai kaip išsirinkti dokumentų valdymo sistemą

Įvertinkite įvairius rinkoje siūlomus variantus

Geriausias sprendimas ieškant dokumentų valdymo ar bet kokio kito modulio savo įmonei, būtų išbandyti bent kelis sistemos variantus, įdėmiai įvertinti kitų juos naudojusių verslų atsiliepimus.

Kiekviena tokį produktą siūlanti įmonė skelbsis kaip pati geriausia, tačiau jų siūlomas sprendimas ne visuomet gali atitikti būtent jūsų konkrečios bendrovės lūkesčius.

Skirkite laiko ištestuoti skirtingus variantus, prieš priimant galutinį sprendimą.

Labai svarbus bus ir sistemos lankstumas

Įmonei sparčiai augant, dažnai sunku numatyti koks konkretus funkcionalumas bus reikalingas jūsų personalui ne tik dabar, tačiau ir keletą metų į priekį.

Dėl šios priežasties, diegiama sistema privalo būti pakankamai lanksti, jog kiek vėliau joje būtų galima integruoti naują funkcionalumą jei jo prireiks.

Pasirūpinkite, jog jūsų verslo valdymo sistema galėtų būti nesunkiai papildoma, keičiama, atnaujinta.

Konkrečiai aprašykite savo poreikius komandai

Prieš diegiant dokumentų valdymo sprendimą arba kitus verslo valdymo sistemos modulius, tinkamai išdėstykite visus savo prioritetus įmonei kuri integruos šį sprendimą jums.

Naujoji sistema turėtų būti kiek įmanoma labiau intuityvi ir paprasta naudoti jūsų kolektyvui. Jei įmanoma, stenkitės palikti didžiąją dalį darbo praktikos įmonėje, ypač jeigu ji ir taip buvo pakankamai efektyvi.

Prieš priimant galutinį sprendimą, leiskite komandai kelias savaites padirbti su naujuoju sprendimu ir paprašykite atgalinio ryšio. Suradus optimaliausią sprendimą – užtikrinsite darbo procesų efektyvumą.

Skirkite laiko apmokymams

Kadangi jūsų personalas bus tas kuris pagrinde šia sistema naudosis, būtina skirti pakankamai laiko darbuotojų apmokymui. Čia svarbu bus ne tik komandos atgalinis ryšys, tačiau ir bendromis jėgomis ruošta verslo valdymo sistemos naudojimo instrukcija kurios pagalba visi galės paprasčiau dirbti.

Priklausomai nuo to kokio dydžio yra jūsų įmonė, apmokymams rekomenduotume suskirstyti darbuotojus į mažesnes, maždaug 10 žmonių turinčias grupeles. Tokiu būdu bus lengviau perduoti informaciją, išgirsti žmonių atsiliepimus.

Pabaigai

Straipsnyje trumpai aptarėme DVS (Dokumentų valdymo sistemą), kodėl šis sprendimas gali būti toks svarbus ir kaip reikėtų išsirinkti tokią sistemą. Jos dėka pavyks supaprastinti daugumą su dokumentais susijusių procesų ir sutaupyti brangaus laiko.

Na, o pasirinkus tokią sistemą contourenterprise.lt, itin lengvai bus galima integruoti ir kitus naudingus sprendimus susijusius su jūsų įmonės augimu.